ORDENAR Y FILTRAR DATOS
Los
filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las
hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como
agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite
calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.
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Pasos para filtrar los datos
Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz clic en el encabezado de la columna filtrarás.
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Paso 2:
Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada columna.
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Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar.Paso 4:
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, portátil y proyector.Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.Múltiples criterios de ordenación
Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:
- Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.
- Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.
- Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
- Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.
- Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
Filtrar datos en una tabla de Excel
Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se encuentra al lado de los encabezados de columna.
En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.
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En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para
una misma columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente
una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a
los datos.
En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los
valores únicos de la columna y cada opción tiene a su lado una caja de
selección que podemos marcar o desmarcar indicando si deseamos ver u
ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene
tantos valores únicos que se nos dificulta encontrar la opción que
necesitamos, entonces podemos utilizar el cuadro de búsqueda de manera
que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.
Filtros de números y fecha
En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.
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Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los
criterios de filtrado correspondientes. En la siguiente imagen puedes
observar las opciones de Filtros de número:
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Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato sobre la columna.
BIBLIOGRFIA:
- http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/filtrar_datos_en_excel_2010/1.do
- http://exceltotal.com/ordenar-y-filtrar-datos-en-excel-2013/
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